1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動分散而形成的，為便于將來使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點。

2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類，包括歸檔編號，歸檔頁碼，撕開粘貼頁，頁號寫錯，重新編號，對可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時進行分批處理。

如發現折皺不平影響后期掃描質量的文件，應作相應的處理；如果文件有破損，應首先進行技術修復，并做好標注；對破損嚴重無法修復掃描的文件，要做好區分標注。

3、檔案鑒定：隨著檔案數量的不斷增加，一些檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價值的檔案，同時也要區分檔案不同的保存價值，以實現檔案的分級保管，發揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。

4、影像檢查與處理：

掃描儀完成后，采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無漏掃、重張等現象，圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質量，并及時進行調整，保證圖像順序正確。

5、完整的 OCR識別：

若項目需要實現全文檢索，則掃描圖像處理完畢后需要使用專業的識別軟件對數字圖像進行全文 OCR。若使用者對識別成功率有嚴格要求，還需另加手工校對，校對結束后將版式還原轉換為雙層 PDF文件格式，可實現無障礙的全文檢索。

6、提供利用：保存檔案的目的是為各項工作提供服務，充分發揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對檔案的利用。